Workflow Management Systeme
Workflow oder auch Workflow Management ist in den letzten Jahren zu einem zentralen Begriff moderner Unternehmens-IT geworden. Allgemein bezeichnet man damit die Systematisierung und Automatisierung von Arbeitsabläufen mit Hilfe der IT. Die einzelnen IT-Systeme eines Unternehmens verarbeiten die in den jeweiligen Arbeitsabläufen (Geschäftsprozessen) entstehenden Daten (Nutzdaten) nach einem zuvor definierten Schema, dem sogenannten Workflow-Modell, und bietet dem Anwender die Möglichkeit auf diese Informationen jederzeit zuzugreifen. Solche Systeme werden als Workflow Management Systeme (WfMS) bezeichnet.
Workflow Management Systeme sind also Softwarelösungen, die die unterschiedlichen Aspekte innerhalb des Geschäftsprozess Managements zusammenfassen. Sie dienen der Steuerung, Synchronisierung und Kontrolle unterschiedlicher Arbeitsabläufe im Unternehmen. Damit werden die Mitarbeiter eines Unternehmens dabei unterstützt, Aufgaben in der vorgesehenen Reihenfolge so zu bearbeiten, dass diese einem übergeordneten Geschäftsprozess genügen. Der Mitarbeiter erhält stets die für die Bearbeitung einer Aufgabe relevanten Informationen.
WfMS vereinfachen dadurch die Arbeitsschritte der Akteure innerhalb eines Geschäftsprozesses und garantieren einen kontrollierten Ablauf. Hauptmerkmal eines WfMS ist dabei stets die Bereitstellung aller benötigter Informationen zur Bearbeitung anstehender Aufgaben und die Kontrolle der übergeordneten Geschäftsprozesse - sowohl aus Sicht des einzelnen Akteurs als auch aus Sicht des Managements.
Ein Workflowsystem unterscheidet verschiedene Akteure, die mit dem Workflowsystem interagieren:
Ein Workflowmodell beschreibt dabei genau einen fest definierten Geschäftsablauf. Die konkrete Instanz eines Workflowmodells wird dann als Workflowinstanz bezeichnet. Sie enthält dabei sowohl allgemeine Daten zur Bearbeitung eines Geschäftsprozesses (Nutzdaten) als auch die für die Workflowsteuerung erforderlichen Prozessdaten (Workflowdaten).
Ein WfMS verwaltet stets alle Workflowinstanzen zu einem Workflowmodell.
