Warum brauchen wir Workflow?
Heute werden Arbeitsabläufe in Unternehmen oft mittels Email und Office Dokumenten abgebildet. Dabei werden Informationen von einem Mitarbeiter an einen Verteiler geschickt und je nach Aufgabenverteilung von einem oder mehreren Kollegen bearbeitet. Gibt es keine fest vereinbarte Verteiler und Prozesse, stehen den Prozessbeteiligten häufig nicht die selben Informationen zur Verfügung.
Es fehlt also eine unternehmensweite Definition der Geschäftsprozesse. Dadurch können Arbeitsabläufe nicht optimal durchgeführt werden. Vorgänge werden unvollständig bearbeitet oder fehlen ganz. Die Folge ist fehlende Transparenz.
Durch die Einführung von sogenannten Workflow Management Systemen (WFMS) können diese Probleme vermieden werden. Workflow Management Systeme helfen Mitarbeitern die einzelnen Aufgaben in der vorgesehenen Reihenfolge zu bearbeiten. Informationen werden allen Mitarbeitern zentral zur Verfügung gestellt. Workflow Management Systeme vereinfachen somit die Bearbeitung einer Aufgabe und garantieren die korrekte Verteilung von Informationen im Unternehmen.
Mitarbeiter können über einen Posteingangskorb Aufgaben entnehmen und selbstständig bearbeiten. Nach Abschluss der Bearbeitung wird die Aufgabe automatisch über das Workflow Management System an den nächsten Mitarbeiter weiter verteilt. Ist die Bearbeitung abgeschlossen, wird die Aufgabe automatisch archiviert. Der so entstandene Arbeitsprozess kann von allen Mitarbeitern nachträglich eingesehen werden. Damit sind sämtliche Arbeitsvorgänge für die Mitarbeiter des Unternehmens transparent und nachvollziehbar.
