GoDB

Die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” – kurz GoDB trat bereits im Jahr 2015 verbindlich für Unternehmen in Kraft und löst damit die bisherigen Regelungen GoBS und GDPdU ab. Im Kern geht es bei der GoDB darum, die Digitalisierung von Geschäftsdokumenten an die Regeln der ordentlichen Buchführung anzupassen und zugleich den Anforderungen einer modernen IT gerecht zu werden. Manches in die Jahre gekommene ERP und IT System erfüllt heute diese Anforderungen nur unzureichend oder muss mit einer DMS Funktionalität erweitert werden, was nicht selten mit erheblichen Lizenzkosten verbunden ist. Die Open Source Plattform Imixs-Office-Workflow stellt hier eine moderne und flexible Softwarelösung bereit, mit der Unternehmen bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse nachhaltig unterstützt werden. Continue reading

Digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen stellt für Unternehmen heute einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil dar und trägt damit gleichzeitig zur Effizienzsteigerung bei den eigenen Unternehmensabläufen bei. Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen geht es nicht nur um die Ablage und Archivierung von Dokumenten, sondern auch um die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit dieses Prozesses. Viele Prozesse in Unternehmen laufen heute schon zum Teil digital ab, werden jedoch nicht durchgängig digitalisiert oder sind auf verschiedene IT Systeme verteilt. So ist zum Beispiel der E-Mail-Versand einer Rechnung im PDF Format in vielen Unternehmen heute gängige Praxis. Für größere Unternehmen würde der Rechnungsversand per Briefpost einen hohen Kostenfaktor darstellen, den es zu vermeiden gilt. Der Gesetzgeber regelt über eine Richtlinie der Europäischen Union seit 2011 die Gleichstellung von elektronischen und papiergebundenen Rechnungen. Danach gilt:

“Jeder Steuerpflichtige legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden können.”

Jeder Unternehmer ist damit verpflichtet, einen Prozess zu definieren, der beschreibt, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit einer Rechnung gewährleistet wird. Dieser Prozess bildet also das gesamte innerbetriebliche Kontrollverfahren ab, welches einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung sicherstellt. Continue reading

Geschäftsprozess Management für den Mittelstand

messe-stuttgart-01Auf der Fachmesse IT & Business präsentiert die Imixs GmbH in diesem Jahr die neueste Version 2.9.0 der Geschäftsprozess Management Software Imixs-Office-Workflow. In einem Fachvortrag stellt der Product Manager Ralph Soika ein  neues Servicekonzept vor, welches Unternehmen in die Lage versetzt, Unternehmensabläufe schneller und effektiver einzuführen. Die Open Source Software Imixs-Office-Workflow bietet dabei die Grundlage für ein nachhaltiges und kostentransparentes IT Modell.

messe-stuttgart-02Für klein- und mittelständische Unternehmen stellt die Imixs Software Solutions GmbH damit eine neue Idee vor, Geschäftsprozess Management professionell und effektiv einzuführen.

Mit einer Service Subscription nutzen Unternehmen die Open Source Plattform und erhalten gleichzeitig einen umfassenden Support. Neben der Beratung durch Workflow-Experten übernimmt die Imixs GmbH auch den Betrieb der Web Lösung. Dies beinhaltet auch regelmäßige Updates. So erhalten Kunden die Sicherheit, Imixs-Office-Workflow in ihrem Unternehmen optimal einzusetzen und nutzen gleichzeitig die Vorteile von Open Source.

Besuchen Sie uns auf der IT & Business 2016

6064633_29_08_16In diesem Jahr stellt die Imixs Software Solutions GmbH auf der IT & Business 2016 in Stuttgart die neueste Version von Imixs-Office-Workflow vor.

Die IT & Business findet in diesem Jahr auf dem Messegelände der Messe Stuttgart statt. Unter dem diesjährigen Messe Motto “Neue Helden” präsentieren wir die neueste Version der Geschäftsprozessmanagementlösung Imixs-Office-Workflow. Die Lösung richtet sich sich speziell an die Bedürfnisse von Firmen, die sich mit dem Thema Optimierung von Arbeitsabläufen im Unternehmen befassen. Die neue Version der Open Source Lösung zeichnet sich durch eine hohe Flexibilität bei der Gestaltung individueller Geschäftsprozesse aus und bietet viele Verbesserungen und neue Funktionen.

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Bildnachweis Messe Stuttgart

Auf der Fachmesse für digitale Prozesse und Lösungen können sich Besucher vom 04.10.-06.10.2016 am Stand 1G33.2 der Imixs GmbH von den Vorteilen einer integrierten Prozessmanagementlösung informieren und sich für eine Live-Demo registrieren. So erfahren Unternehmen, wie man durch eine digitale Optimierung die betrieblichen Abläufe effizienter, einfacher, sicherer und kostengünstiger gestalten kann.

Der praxisnahe Lösungsansatz steht dabei immer im Vordergrund. Über Workshops vor Ort erstellen wir zusammen mit dem Kunden seinen individuellen Geschäftsprozess und passen diesen an die internen Unternehmensabläufe an. So können schon nach kurzer Zeit Geschäftsprozesse digital umgesetzt werden. Weitere Informationen sowie eine kostenlose Besucherkarte können Sie gerne über unser Kontaktformular anfordern.

Belegerfassung per E-Mail

Seit dem Jahr 2011 werden vom Gesetzgeber über das Steuervereinfachungsgesetz elektronische Rechnungsbelege einer klassischen Papierrechnung gleichgesetzt. Damit können entsprechende Belege ohne digitale Signatur auf einfache Weise zwischen Unternehmen auch per E-Mail ausgetauscht werden. Es ergeben sich dadurch eine Vielzahl von Vereinfachungen und Optimierungsmöglichkeiten bei der Belegerfassung, die zu einer Zeit- und Kostenersparnis führen. Jedoch setzen immer noch viele Unternehmen bei der Rechnungseingangsbearbeitung auf papierbasierte Abläufe mit einer manuellen Kontrolle und Erfassung ihrer Belege. Der Grund hierfür sind oft sehr unterschiedliche Geschäftsabläufe bei der Bearbeitung von Belegen im Unternehmen. Continue reading

Version 2.7.0 von Imixs-Office-Workflow freigegeben

Mit der jüngsten Version von Imixs-Office-Workflow bietet die Open Source Plattform für Geschäftsprozessmanagement eine Vielzahl von Verbesserungen. Hierzu zählt unter anderem die Optimierung der Webanwendung für die Benutzung über Smartphones und Tablet PCs. Damit können Geschäftsprozesse und Aufgaben bequem von unterwegs überwacht und bearbeitet werden.
Eine weitere Verbesserung stellt die überarbeitete Funktion zur Verwaltung von Besprechungs- und Sitzungsprotokollen dar. Über einen entsprechenden Workflow können so interne Besprechungsprotokolle verwaltet werden. Die Funktion kann unter anderem auch dafür genutzt werden, Besprechungen mit Kunden oder Lieferanten zu protokollieren und freigegebene Protokolle zu verteilen. Typische weitere Einsatzgebiete von Imixs-Office-Workflow sind:

  • Genehmigungsworkflows
  • Rechnungseingangskontrolle
  • Beschaffungsmanagement
  • Personalmanagement
  • Optimierung von Angebots- und Auftragsabwicklung
  • Qualittätsmanagement

Informationen über die Vorteile der Open Source Lösung Imixs-Office-Workflow finden Sie hier. Neben diesen Verbesserungen bietet Imixs-Office-Workflow in der neuen Version 2.7.0 verschiedene Optimierungen in der Verarbeitung von Workflows durch den Einsatz der jüngsten Version der Open Source Workflow Engine Imixs-Workflow. Weitere Informationen über Imixs-Workflow finden Sie unter http://www.imixs.org

AEO mit Foreign-Trade-Office

Der Authorized Economic Operator (AEO) ist eine Zollkodex-Durchführungsverordnung (ZK-DVO), welche von allen Mitgliedsstaaten der Europäischen Gemeinschaft angenommen wurde. Ziel ist die Absicherung der durchgängigen internationalen Lieferkette („supply chain“) vom Hersteller einer Ware bis zum Endverbraucher. Der Status eines zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten ist in allen Mitgliedstaaten gültig und zeitlich nicht befristet. Die Zollkodex-Durchführungsverordnung sieht drei Arten des Authorized Economic Operator (AEO) vor, welche für Unternehmen verschiedene zeitliche und dadurch finanzielle Vorteile bei der Zollabwicklung bieten.

Sämtliche Prozesse, welche für das Monitoring und das Management der AEO Zertifizierung notwendig sind, können mit Hilfe der Softwareplattform „Foreign Trade Office“ der Imixs-Software Solutions GmbH umgesetzt werden. Hierzu werden die entsprechenden Geschäftsprozesse und Informationsobjekte in diese Workflow Plattform integriert und das System individuell an die Prozesslandschaft von Unternehmen erweitert und angepasst.

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Genehmigungen zuverlässig organisieren

Im täglichen Arbeitsleben stoßen wir auf eine Vielzahl von Arbeitsabläufen in denen Genehmigungen eine wichtige Rolle spielen. Dies beginnt beim Urlaubsantrag an den Vorgesetzten, über die Freigabe einer Reisekostenabrechnung hin zu komplexen Genehmigungsworkflows nach dem vier-Augen-Prinzip – zum Beispiel bei einer Budgetfreigabe.

Damit solche Genehmigungen reibungslos funktionieren, müssen in einem Unternehmen Regeln und Zuständigkeiten vereinbart werden. Nur so können Mitarbeiter eine benötigte Freigabe oder Genehmigungen auch mit den richtigen Informationen bei den verantwortlichen Personen einholen.  Ein klar definierter Genehmigungsworkflow umfasst dabei folgende Aspekte:

  • Die Dokumentation des Vorgangs
  • Die Weiterleitung des Vorgangs
  • Die Überprüfung des Vorgangs

Ein Workflow Management System hilft dabei, solche Unternehmensabläufe zuverlässig zu organisieren und die Einhaltung durch zuvor definierter Regeln zu gewährleisten. Continue reading

Neue Version 2.6.0 freigegeben

office-sceen-2-6-0pngIn diesen Tagen wurde die neueste Version von Imixs-Office-Workflow in der Version 2.6.0 freigegeben. Das neue Release zeichnet sich durch zahlreiche Verbesserungen im Bereich Workflowmanagement und BPMN Modellierung aus.

So können jetzt mit BPMN komplexe Geschäftsprozesse mit Hilfe von Collaboration Diagrammen modelliert werden, in denen parallel mehrere unterschiedliche Workflowgruppen in verschiedenen Pools zusammengefasst werden.

Zusammen mit der Einführung der Imixs-Workflow Engine in Version 3.6 wurde auch die integrierte Volltextsuche auf Basis von Apache Lucene überarbeitet und verfügt jetzt über ein besseres Verhalten in Mulit-Thread Umgebungen. Daneben wurden zahlreiche Verbesserungen in der Verarbeitung von Geschäftsprozessen und Geschäftsregeln eingeführt.

Version 2.6.0 verfügt über ein neues Design in denen Benutzer persönliche Icons installieren können. Auch werden nun sogenannte Font-Icons unterstützt, wodurch laufende Aufgaben besser visualisiert werden können.

Die Imixs Software Solutions GmbH bietet verschiedene Service Subscription Modelle an, um Unternehmen bei der Einführung einer professionellen Geschäftsprozessmanagement Plattform zu unterstützen.

Erfahren Sie mehr über das Servicekonzept von Imixs-Office-Workflow.

Pressemeldung vom 29.Feb. 2016

 

Fuhrparkmanagement im Unternehmen

Fahrzeuge und Mobilität gewinnen in der modernen Wirtschaft trotz Digitalisierung und Vernetzung eine zunehmende Bedeutung. Viele Wirtschaftszweige hängen nicht nur direkt von der Automobilindustrie ab – in Bezug auf den Herstellungsprozess – sondern nutzen Fahrzeuge als eine wesentliche Ressource in Ihrem Wertschöpfungsprozess. Das Fuhrparkmanagement wird für Unternehmen so immer wichtiger um auf der einen Seite Kosten zu sparen und auf der anderen Seite die Nutzung von Fahrzeugen – Stichwort Car-Sharing –  im Unternehmen zu optimieren. So gibt es eine Vielzahl von Geschäftsprozessen im Unternehmen bei denen in der Wertschöpfungskette das Fahrzeug eine zentrale Rolle einnimmt. Continue reading