Wie schreibe ich ein Protokoll?

Aus der modernen Arbeitswelt sind gemeinsame Besprechungen und Meetings heute nicht mehr wegzudenken. Viele Entscheidungen, Ideen und Pläne werden im Team, gemeinsam mit Kunden oder mit Partnern abgestimmt. Um Meetings effektiv zu organisieren, müssen die Ergebnisse und Entscheidungen dabei für alle Beteiligten gleichermaßen transparent sein. D.h. die Ergebnisse müssen protokolliert und verteilt werden.
Mit der Softwarelösung ‘Imixs-Office-Protokolle‘ kann dieser Vorgang deutlich vereinfacht werden. Protokolle können damit online erstellt, verteilt und verwaltet werden und so Meetings und Besprechungen einfach besser organisiert werden.

Aber wie schreibt man ein Protokoll? Und was sollte man bei der Verwaltung von Protokollen beachten? Das folgende Tutorial gibt einen Überblick darüber, was Sie beim Schreiben eines Protokolls beachten sollten und wie Sie Ihre Protokolle einfacher organisieren können. Continue reading

Adaptive Case Management (ACM) – Entscheidungs­findung im Geschäfts­prozess­management

Adaptive Case Management (ACM) ist ein neuer Ansatz im Bereich der Prozessunterstützung, der seit einiger Zeit eine zunehmende Aufmerksamkeit erlangt hat.  Adaptives Case Management beschreibt eine Möglichkeit, betriebswirtschaftliche Abläufe in einem Unternehmen so abzubilden, dass Mitarbeiter bei der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls unterstützt werden, zugleich aber auch die Freiheit erlangen eigene Entscheidungen bei der Erreichung betriebswirtschaftlicher Ziele zu verfolgen. ACM unterstützt damit den Entscheidungsfindungsprozess und stellt individuelle Entscheidungen des Mitarbeiters in das Zentrum des Prozessmanagements. Damit unterscheidet sich ACM von klassischen Business Prozess Management Lösungen (BPM), bei denen durch einen normativen, fest vorgegebenen Ablauf der Weg eines Geschäftsprozesses vorgeschrieben ist und der Mitarbeiter diesen nur im Rahmen der festgelegten Regeln ausführen kann. Das Ziel normativer Prozesse ist primär möglichst viele Arbeitsschritte zu automatisieren und so eine manuelle Bearbeitung durch den Mitarbeiter weitgehend zu vermeiden.

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Rechnungscontrolling – Eingangsrechnungen einfacher managen

Mit Hilfe eines intelligenten Rechnungscontrollings können die Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit Eingangs- und Ausgangsrechnungen deutlich verbessert werden. Dabei geht es weniger um die Frage wie eine Rechnung mit Hilfe der Buchhaltungssoftware erfasst, der Zahlungseingang verbucht oder die Onlineüberweisung ausgeführt wird, sondern darum, welche Abläufe im Unternehmen für die reibungslose Kontrolle und Bearbeitung von Rechnungen eigentlich notwendig sind. Diese Abläufe sind in jedem Unternehmen unterschiedlich und richten sich nach der Größe oder der Anzahl an Vorgängen die es zu bearbeiten oder zu prüfen gibt. Zusammengefasst wird dies unter dem Begriff Rechnungscontrolling. Damit wird der Geschäftsprozess bezeichnet der alle Arbeitsschritte (Workflow) umfasst, die mit der Prüfung, Buchung und Zahlung von Rechnungen zu tun haben. Continue reading

Wie modelliert man Geschäftsprozesse mit BPMN

Für die Beschreibung und Dokumentation von Geschäftsprozessen  hat sich in den letzten Jahren die sogenannte “Business Process Modelling Notation” – kurz BPMN – durchgesetzt. Mit Hilfe dieser Notation lassen sich schnell und vor allem für alle verständlich Geschäftsabläufe und Zuständigkeiten in einem Unternehmen beschreiben und graphisch abbilden. Gleichzeitig liefert diese Notation auch Elemente, die es später erleichtern, ein solches fachliches Ablaufmodell in ein technischen Prozessmodell zu überführen und so in einer Workflow Management Software auszuführen.

Im folgenden wollen wir einen schnellen und einfachen Einblick in die Modellierung von Geschäftsprozessen mit Hilfe von BPMN geben, ohne zu sehr auf sämtliche Feinheiten einzugehen, welche meist erst bei einer technischen Modellierung relevant sind. Continue reading

Wie organisiere ich Geschäftsprozesse?

Um Arbeitsabläufe – sogenannte Workflows – im Unternehmen richtig zu organisieren müssen diese zu den organisatorischen Strukturen des Unternehmens passen. Workflow Management Lösungen helfen hier mit passenden Werkzeugen, um zum einen die einzelnen Abläufe im Unternehmen zu beschreiben und zum anderen die Verantwortlichkeiten in einem Geschäftsprozess festzulegen.
Es geht dabei um die Frage: Wer macht was wann und wer trägt die Verantwortung?

Die Abbildung der Organisationsstruktur ist somit ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg. Dabei geht es neben der Abbildung der typischen funktionsbezogenen Aufgabenbereichen eines Unternehmens auch um die Festlegung der Prozessverantwortlichkeiten innerhalb der einzelnen Unternehmensprozesse. Was ist damit gemeint? Continue reading

Geschäftsprozesse modellieren

Imixs-Office-Workflow bietet eine einfache Möglichkeit Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse mit Hilfe eines Modellierungswerkzeugs zu bearbeiten. Dadurch können Sie den Ablauf und damit das Verhalten Ihrer Geschäftsprozesse gezielt beeinflussen. Die einzelnen Workflows Ihrer Geschäftsprozesse werden in einem sogenannten Workflowmodell beschrieben.

Der Imixs Modeler

Der Imixs Modeler basiert auf der Eclipse Plattform. Er bietet Ihnen die Möglichkeit Geschäftsprozesse schnell und flexibel zu erstellen. Ein neues Workflowmodell kann sofort in die Workflow Suite Imixs-Office-Workflow übertragen werden ohne dass hierfür Änderungen der Software notwendig sind. Dadurch beschleunigen Sie Ihre Geschäftsprozesse.

imixs-modeler

 

Für die Installation des Imixs Workflow Modellers benötigen Sie eine Eclipse IDE (ab Version 3.x). Informationen über die Installation des Modellers finden Sie hier.

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Verpasste Anrufe intelligent managen

Heute verfügen Unternehmen über vielfältige Möglichkeiten Telefonanschlüsse für Mitarbeiter und Abteilungen intelligent zu verwalten. So können über moderne internet-gestützte Telefonanlagen Anrufe an einzelne Mitarbeiter oder Gruppen verteilt werden. Wurde ein Anruf verpasst, kann eine Telefonanlage automatisch eine E-Mail Nachricht an einen zuvor festgelegten Empfänger versenden. Damit scheinen auf den ersten Blick die Zeiten, in denen Anrufe von potentiellen Kunden verpasst wurden, endgültig der Vergangenheit anzugehören.

Wer ruft zurück?

Doch die Probleme mit Benachrichtigungen über verpasste Anrufe fangen hier oft erst an. An wen soll eine Telefonanlage eine E-Mail über einen verpassten Anruf versenden? An den Chef oder an einen E-Mail Verteiler? Wie wird definiert, wer sich um den Rückruf kümmert? Wenn automatische Nachrichten an einen Verteiler gesendet werden, fühlt sich häufig erst einmal niemand verantwortlich. Schließlich könnte ja der Kollege den Kunden schon zurückgerufen haben.  Ob das tatsächlich passiert ist, verrät weder die E-Mail noch die Telefonanlage.

Abhilfe schaffen hier intelligente Workflow Lösungen. Diese sorgen dafür, dass Vorgänge nach einem zuvor festgelegten Weg – dem sogenannten Workflow – abgearbeitet werden. Dadurch wird vermieden, dass Aufgaben liegen bleiben, zu spät beantwortet werden oder sogar mehrfach bearbeitet werden.

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Zeit gewinnen durch Workflow statt E-Mail

Immer mehr  Unternehmen  gehen dazu über den Informationsaustausch per E-Mail durch Online  Plattformen und Business Communities zu ersetzen.  Der Vorteil dabei ist, dass die Arbeit in Teams und Projekten produktiver und kreativer vonstatten geht, wenn man diese kontinuierlich verfolgen kann. Anders wie beim Einsatz einer E-Mail wird nicht nur dann auf eine Anfrage reagiert, wenn diese eintrifft, sondern ein Vorgang aktiv verfolgt und begleitet.

Workflow Management Systeme liefern hierzu die passende Technologie. Arbeitsvorgänge in einem Unternehmen orientieren sich an Geschäftsprozessen, an denen Mitarbeiter, Kollegen aber auch Lieferanten und Kunden beteiligt sein können. Ein Workflow Management System kennt die Abläufe und Verantwortlichkeiten innerhalb eines Workflows und kann aktiv Informationen und Aufgaben an das Team verteilen. Dadurch ergeben sich eine Vielzahl von Vorteilen. Continue reading

Geschäftsprozessmanagement in der Cloud

Mit Imixs-Office-Workflow 2.0.5 und der neuen Cloud Lösung “Managed-Workflow-Server” steht Ihnen jetzt eine professionelle Plattform für Ihre Geschäftsprozesse zur Verfügung.

Bisher war die Einführung einer Workflow Management Software meist mit großen Anstrengungen und einer langwierigen Konzeptionsphase verbunden.  Durch die neue Cloud Lösung von “Imixs-Office-Workflow” können Sie jetzt Ihre Arbeitsabläufe in wenigen Stunden online stellen.  Dazu legen Sie selbst fest, welche Bereiche, Projekte oder Teams in einen Prozess eingebunden werden sollen. Durch vorkonfigurierte Workflows können Sie Arbeitsabläufe schnell testen und an Ihre eignen Geschäftsregeln anpassen.   Continue reading